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個人情報の対応について

トヨタ健保は信頼と安心感を得られる体制でみなさんの個人情報を守ります。

トヨタ健保ではみなさんが病院などに受診したときの医療費の支払いをはじめ、会社を休んだときの休業保障、出産したときの費用の支払いや健康づくり事業「るぷる」、健康保持・増進のための各種健診、さらに高齢者の方の介護や支援などさまざまな事業を行っています。
健保組合がこのような事業を運営しサービスを提供していくうえで、みなさんの個人情報はなくてはならないものです。

平成17年4月から「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)が全面施行され健保組合もその対象となります。みなさんの個人情報は今までも慎重に取り扱ってきましたが法の基準に適応するために見直し、強化をいたします。

1.プライバシーポリシー(基本的な考え)

  1. 当組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏洩、紛失、き損または加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。
  3. 当組合は、加入者から事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. 法令の定めに基づく場合
    2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 当組合職員(嘱託、パートタイマー、アルバイト、派遣社員などを含む)および組合会議員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当組合が業務委託する場合については、業務委託契約の締結に際し、業務委託先の適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についても個人情報の保護に配慮したものとします。
    また、当該委託先による個人情報の取扱いについても、管理および監督を行います。
  6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、下記記載の当組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
    窓口:トヨタ自動車健康保険組合 総務室 電話0565(28)0087
  7. 当組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本プライバシーポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

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2.保有する主な個人情報

個人情報の種類 個人情報の内容
被保険者 被保険者適用情報 記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、当初取得日、資格喪失日、標準報酬月額、報酬実績、被扶養者の有無
任意継続被保険者適用情報 記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日、資格喪失時の標準報酬月額、被扶養者の有無、当初取得日
被保険者レセプト情報 本家区分、診療区分、保険者番号、記号・番号、給付割合、診療年月、府県コード、医療機関コード、氏名、性別、生年月日、特記事項、職務上の事由、医療機関の所在地及び名称、診療科、傷病名、診療開始日、転帰、診療実日数、決定点数、公費点数、一部負担金額、患者負担金額、外来負担金額、入院負担金額、マルコ金額、薬剤負担金額、薬剤負担金額公費分、食事療養日数公費分、食事療養決定額、食事療養決定額公費分、食事療養標準負担額、食事療養標準負担額公費分、診療内容、画像(レセプト画像)
被保険者現金給付情報 記号・番号、氏名、生年月日、住所、電話番号、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、基礎年金番号、年金額、医療費、装具装着日、装具購入費用、移送費用、証明先医療機関名、労務不能期間、労務不能期間受けた給与、労務不能期間の出勤状況、出産(予定)日、出生児数、出生児名、続柄、死亡年月日、死亡原因(病名)、埋葬に要した費用、請求者住所・電話番号・振込口座
被保険者柔道整復情報 記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、施術年月、施術金額、負傷名、柔道整復師の振込先口座
保健事業利用情報 記号・番号、氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、事業所名、使用・利用日時、利用内容、健診結果、問診結果
高齢者支援事業情報 記号・番号(介護保険・医療保険・老人医療含む)、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、傷病名、家族構成、レセ情報、介護度(寝たきり・認知症・ADL状況)、利用料減免、引落し口座
被扶養者 被扶養者適用情報 氏名、生年月日、性別、被保険者との続柄、職業、月平均収入額、同居別居の別
被扶養者レセプト情報 被保険者レセプト情報と同じ
被扶養者現金給付情報 氏名、生年月日、被保険者との続柄、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、医療費、装具装着日、装具購入費用、出産(予定)日、出生児数、出生児名、続柄、死亡年月日、死亡原因(病名)
被扶養者柔道整復情報 記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、施術年月、施術金額、負傷名、柔道整復師の振込先口座、被扶養者氏名・生年月日、被保険者との続柄
保健事業利用情報 被保険者保健事業利用情報と同じ
高齢者支援事業 被保険者高齢者支援事業情報と同じ

3.利用目的

健康の保持・増進など、加入者にとって有益と思われる目的のために使用し、目的以外には使用しません。

項目 組合等の内部での利用に係る事例 他の事業者等への情報提供を伴う事例
(1)被保険者等に対する保険給付 1)保険給付および付加給付の実施 1.還付金および控除金データを事業主へ提供
2.健保連の高額医療給付の共同事業
(2)資格の適用および保険料の徴収等 1)被保険者資格の確認ならびに標準報酬月額および標準賞与額の把握
2)健康保険料・介護保険料の徴収と還付
3)被扶養者の認定
4)健康保険被保険者証の発行
 
(3)保健事業 1) 健康の保持・増進のための健診・問診
2) 保健指導および健康相談
3) 健康増進施設(保養所等)の運営
4) 健康づくりプロジェクト「るぷる」活動
5)感冒予防対策活動
6)前期高齢者訪問指導
1.健診機関への健診の委託
2.保健指導の委託
3.健診・保健指導の案内(電話・通知)の委託
4.主治医へ健診・問診・病歴・保健指導の情報提供
5.健康増進施設(保養所等)の運営の委託
6.保養所予約業務の委託
7.医療費通知、ジェネリック通知を世帯まとめて被保険者へ通知
8.るぷるレポートを夫婦まとめて通知
9.インフルエンザ案内書送付業務の委託
10.前期高齢者訪問指導の委託
(4)高齢者支援事業 1) 介護保険サービス事業の運営
< 老人保健施設・居宅介護支援・訪問看護 >
1. 介護保険サービス業者への介護情報の提供
2. 介護保険担当会議等における情報交換および提供
(5) 診療報酬の審査・支払 1) 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査 1.レセプトデータの内容点検・審査の委託
2.柔道整復療養費等、受診内容本人確認作業の委託
3. 電算システム試行等の目的のためのデータ提供
(6) 組合の運営安定化 1) 医療費分析・疾病分析 1.医療費分析、ジェネリック通知および医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
(7) その他 1) 健保組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
2) 本人連絡のための被保険者・被扶養者情報の閲覧
1.第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談または届出等
2. 各種業務による案内・通知書等の発送業務の委託

4.適正な取得

偽りその他不正な手段により個人情報を取扱いすることはありません。

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5.データ内容の正確性の確保

適正な保険給付等を行うために個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めています。

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6.安全管理措置

漏洩防止として以下の安全対策を行っています。

[人的安全管理措置]

  1.  職員は入社時、退職時には誓約書を提出
  2. 入社時教育として諸規則を説明
  3. 外部研修への参加や組合内研修を年2回以上実施

[組織的安全管理措置]

  1. 機密管理規則、就業規則、診療報酬明細書(レセプト)等の開示規則等の各種規則を制定
  2.  プライバシーポリシー制定
  3. 推進部署(総務室)、管理責任者、推進委員会を設置
  4. 苦情窓口(総務室)、事故発生時の報告連絡体制を整備
  5.  組合会議員による監査を年2回実施
  6.  組合内自主点検の実施
  7.  機密情報保管場所の管理責任者、システム管理責任者の設置

[物理的安全管理措置]

  1. パソコンの持出禁止(固定設置)
  2. 重要個人情報保管室(電算室・レセ処理室)および健保会館事務所はICカード施錠またはテンキー施錠による入室制限
  3. ハード(サーバー、パソコン)廃棄時には専門業者によるデータ消去、物理的破壊(再利用不可)を立会いのもと健保会館内で実施。(売却禁止)
  4. FD、CD、MO、カード保険証などは健保会館内の専用シュレッダーで粉砕後、立会いのもと外部施設で処分
  5.  レセプトなど紙媒体は立会いのもと外部の溶解施設で処分

[技術的安全管理措置]

  1.  ファイアーウォール、ウイルス対策ソフトなどによる防御
  2.  パスワード設定およびアクセス権限の設定
  3.  アクセス制限と記録管理の実施
  4.  授受データの暗号化

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7.従業者の監督

業務に従事するすべての者に対し必要かつ適切な監督を行います。

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8.委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合は安全管理措置を遵守させるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行っています。

  1. プライバシーマークを取得して事業を行っているなど、適切に個人情報を取扱っている事業者を選択
  2. 個人情報の管理状況調査の実施
    1. 新たに委託契約をする場合
      個人情報の提供を伴う委託業者は、契約前に現地調査を実施
    2. レセプト審査委託業者
      毎年現地調査を実施
    3. 健診委託業者・特定保健指導委託業者
      4年に1回の現地調査またはアンケート調査を実施
    4. その他-4年に1回アンケート調査を実施
  3. 守秘義務契約の締結(契約書に織り込む内容)
    1. 保持に万全を期すための安全管理措置を行うこと。また、契約期間終了後においても同様
    2. 組合の事業目的以外に利用しない
    3. 漏洩等が生じた場合は契約を解除する
    4. 漏洩等により損害が生じた場合は損害賠償を行う
    5. 随時、委託契約に関する帳簿書類を閲覧し、説明を求めおよび報告を徴することができる
    6. 問題が指摘された場合には、速やかに必要な措置を行う
    7. 組合との直接契約を伴わない再委託を行わない

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9.第三者提供の制限

事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。
ただし、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。

  1. 法令の定めに基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

下記については加入者の利益や事業主の負担などを勘案して、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっています。今後も現状通り処理・活用させていただきます。
なお、同意されない方につきましてはご連絡ください。

  1.  高額療養費、付加給付を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること
  2.  医療費通知、ジェネリック通知は世帯まとめてお知らせすること
  3.  事業主との共同事業で健診・事後指導を行うこと
  4. 健保連の高額医療給付の共同事業で交付金の申請を行うこと
  5. 介護保険サービス業者へ介護情報をお知らせすること
  6. 介護保険担当者会議等における情報交換および提供すること
  7. 電算システム試行等にデータを活用すること
  8. 第三者求償で保険会社・医療機関等へ相談・届出を行うこと
  9. るぷるレポートは夫婦まとめてお知らせすること
  10. 前期高齢者訪問指導の参加案内(電話・通知)を行うこと
  11. 健診・保健指導の案内(電話・通知)を行うこと

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10.開示

機密管理規則第13条保有個人データの開示に従い、所定の手続きをしていただき開示いたします。
手続きに必要な書類については、組合へご連絡いただくかホームページよりダウンロードしてください。

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11.訂正・利用停止等

訂正、利用停止、第三者への提供の停止等に対し、それらの求めが適正であると認められる場合は、機密管理規則第14条保有個人データの訂正および利用停止等に従い、訂正等の措置を行います。訂正等の措置を行った時、または行わない旨を決定したときは、理由の説明を含め通知します。
ただし、以下の場合は、訂正等の措置を行いません。

  1. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
  2. 誤りである指摘が正しくない場合
  3. 訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
  4. 手続き違反等の指摘が正しくない場合

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12.個人情報相談窓口

トヨタ自動車健康保険組合 総務室
電話:0565-28-0165