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個人情報の対応について

トヨタ健保は信頼と安心感を得られる体制でみなさんの個人情報を守ります。

トヨタ健保ではみなさんが病院などに受診したときの医療費の支払いをはじめ、会社を休んだときの休業保障、出産したときの費用の支払いや健康づくり事業「るぷる」、健康保持・増進のための各種健診、さらに高齢者の方の介護や支援などさまざまな事業を行っています。
健保組合がこのような事業を運営しサービスを提供していくうえで、みなさんの個人情報はなくてはならないものです。

1.プライバシーポリシー(基本的な考え)

  1. 当組合は、取得した加入者（被保険者、被扶養者）および当組合各事業のご利用者とそのご家族等（以下、加入者等）の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者等の個人情報の漏洩、紛失、き損または加入者等の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当組合は、加入者等からご提供いただいた個人情報を、加入者等の健康の保持・増進など加入者等にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。
  3. 当組合は、加入者等から事前の同意を得た場合を除き、加入者等の個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、次の各号に該当する場合は、加入者等の事前の同意を得ることなく、加入者等の個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. 法令の定めに基づく場合
    2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、加入者等の同意を得ることが困難である場合
    3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者等の同意を得ることが困難である場合
    4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者等の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 当組合職員(嘱託、パートタイマー、アルバイト、派遣社員などを含む)および組合会議員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当組合が業務委託する場合については、業務委託契約の締結に際し、業務委託先の適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についても個人情報の保護に配慮したものとします。
    また、当該委託先による個人情報の取扱いについても、管理および監督を行います。
  6. 加入者等が、加入者等の個人情報の照会、修正等を希望される場合、下記記載の当組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
    窓口:トヨタ自動車健康保険組合　総務室　電話0565(28)0087
  7. 当組合は、加入者等の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本プライバシーポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

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2.保有する主な個人情報

個人情報の種類 個人情報の内容
適用情報

保険者番号および被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、個人番号、

被保険者枝番、住所所在地等連絡先資格取得日、当初取得日、資格喪失日、標準報酬月額、報酬実績、被扶養者の有無、前年度収入額、その他被保険者等にかかる情報

＊被扶養者の場合、上記に加え被保険者本人との生計維持関係を示す情報（続柄、同居の有無等）

保険給付関連

（現物）

・診療報酬明細書（レセプト）記載情報

【診療年月日・日数、受診医療機関名称・所在地、傷病名、診療内容、医療費等

　にかかる情報、その他被保険者等にかかる情報】

保険給付関連

（現金）

・療養費、移送費関連

【治療用装具内容・装着日、柔道整復師・あんま・はり・きゅう・マッサージ師

　等にかかる情報、移送経緯・費用、その他申請理由等、その他被保険者等にかかる情報】

・傷病手当金関連

【傷病名、労務不能期間、労務不能期間中の報酬額、年金受給額、出勤状況、

　医師の意見にかかる情報、その他被保険者等にかかる情報】

・出産手当金・出産育児一時金関連

【出産日、出勤状況、休業期間中の報酬額、出産への処置にかかる情報、その他被保険者等にかかる情報】

・埋葬料（費）関連

【死亡年月日、埋葬に要した費用、請求者にかかる情報、その他被保険者等にかかる情報】

保健事業関連

・健康診査、保健指導関連

(特定健康診査・特定保健指導・事業所とのコラボヘルスを含む）

【受診年月日、健診機関名称・所在地、健診・問診結果、指導結果、その他被保険者等にかかる情報】

高齢者

支援事業

保険者番号および被保険者等の記号・番号（介護保険・高齢者医療保険含む）、

氏名、生年月日、住所、電話番号、傷病名、家族構成、レセプト情報、介護保険情報（介護度、サービス利用状況、負担割合、サービス計画等）、利用料減免、

引き落とし口座、年金額、障がい情報、カルテ情報、投薬情報、利用料金、その他被保険者等にかかる情報

3.利用目的

当組合は、次の利用目的で個人情報を取り扱います。これらの利用目的を変更する場合は、本人に通知又はホームページ等に公表します。

個人情報の類型 利用目的
資格に関する情報

加入者の管理、標準報酬月額の決定、
保険料の徴収、各種証の発行管理、
オンライン資格確認システムへの連携、
番号法に基づく情報連携、
住基情報との突合確認
被保険者及び被扶養者の収入に関する情報 被扶養者の認定・検認、高齢受給者証及び
標準負担額減額認定証の発行管理
被扶養者（被扶養者になろうとする者を含む）及びその同居家族の収入及び身分関係に関する情報

被扶養者の認定・検認
資格喪失者が加入する保険者に関する情報 レセプト振替の実施、保険者間調整の実施
レセプトに関する情報 保険給付の審査・支払、医療費通知・ジェネリック通知の発行、加入者の健康管理及び
施策立案を目的とした医療費分析、健康保険組合連合会に対する高額医療交付金の申請

加入者の口座情報

 保険給付の支払、貸付・補助金の支払、
保険料等の還付

健康診査に関する情報

 未受診者への受診勧奨、保健指導対象者の特定、加入者の健康管理及び施策立案を
目的とした健診結果の分析、要医療者に
対する受診勧奨、国に対する特定健診の実績報告、オンライン資格確認システムへの連携

保健指導に関する情報

 保健指導の利用勧奨、加入者の健康管理及び施策立案を目的とした保健指導結果の分析、国に対する特定保健指導の実績報告

保健事業（各種補助）に関する情報

 利用者の管理、補助金の審査・支払
保健事業(健康増進・疾病予防)に関する情報 利用者の管理、施策立案を目的とした分析
被保険者の労務状況に関する情報 傷病手当金の審査・支払、
出産手当金の審査・支払
医師等への照会で得た療養状況に関する情報 傷病手当金の審査・支払、
療養費の審査・支払、
不妊治療補助の審査・支払
第三者行為（交通事故等）に関する情報 加害者及び保険会社に対する求償
介護保険事業に関する情報 介護保険及び関係法令に基づく介護事業の
実施、介護報酬の請求、利用者情報の
提供・共有
当組合の議員に関する情報 組合会・理事会に関する連絡、選挙の実施、研修の実施
当組合の従業員に関する情報 雇用の管理、研修の実施、福利厚生の提供
　　※番号法第19条第7号において定められた他の医療保険者又は行政機関（以下「他機関」という。）
　　　との情報連携における利用目的

4.適正な取得

偽りその他不正な手段により個人情報を取扱いすることはありません。

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5.データ内容の正確性の確保

適正な保険給付等を行うために個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めています。

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6.安全管理措置

漏洩防止として以下の安全対策を行っています。

[人的安全管理措置]

  1. 職員は入職時、退職時には誓約書を提出
  2. 入職時教育として諸規則を説明
  3. 外部研修への参加や組合内研修を年2回以上実施

[組織的安全管理措置]

  1. 個人情報保護管理規則、就業規則、診療報酬明細書(レセプト)等の開示規則等の各種規則を制定
  2.  プライバシーポリシー制定
  3. 推進部署(総務室)、管理責任者、推進委員会を設置
  4. 苦情窓口(総務室)、事故発生時の報告連絡体制を整備
  5.  組合会議員による監査を年2回実施
  6.  組合内自主点検の実施
  7.  機密情報保管場所の管理責任者、システム管理責任者の設置

[物理的安全管理措置]

  1. パソコンの持出禁止(固定設置)
  2. 重要個人情報保管室(電算室・レセ処理室)および健保会館事務所はICカード施錠またはテンキー施錠による入室制限
  3. ハード(サーバー、パソコン)廃棄時には専門業者によるデータ消去、物理的破壊(再利用不可)を立会いのもと健保会館内で実施。(売却禁止)
  4. FD、CD、MO、カード保険証などは健保会館内の専用シュレッダーで粉砕後、立会いのもと外部施設で処分
  5.  レセプトなど紙媒体は立会いのもと外部の溶解施設で処分

[技術的安全管理措置]

  1.  ファイアーウォール、ウイルス対策ソフトなどによる防御
  2.  パスワード設定およびアクセス権限の設定
  3.  アクセス制限と記録管理の実施
  4.  授受データの暗号化

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7.従業者の監督

業務に従事するすべての者に対し必要かつ適切な監督を行います。

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8.委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合は安全管理措置を遵守させるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行っています。

  1. プライバシーマークを取得して事業を行っているなど、適切に個人情報を取扱っている事業者を選択
  2. 個人情報の管理状況調査の実施
    1. 新たに委託契約をする場合
      個人情報の提供を伴う委託業者は、契約前に現地調査を実施
    2. レセプト審査委託業者他
      毎年現地調査を実施
      （第三者認証機関による認証を取得した事業者へは、現地調査とアンケート調査を交互に
      　毎年実施）
    3. 健診委託業者・特定保健指導委託業者
      4年に1回の現地調査またはアンケート調査を実施
    4. その他-4年に1回アンケート調査を実施
  3. 守秘義務契約の締結(契約書に織り込む内容)
    1. 保持に万全を期すための安全管理措置を行うこと。また、契約期間終了後においても同様
    2. 組合の事業目的以外に利用しない
    3. 漏洩等が生じた場合は契約を解除する
    4. 漏洩等により損害が生じた場合は損害賠償を行う
    5. 随時、委託契約に関する帳簿書類を閲覧し、説明を求めおよび報告を徴することができる
    6. 問題が指摘された場合には、速やかに必要な措置を行う
    7. 組合との直接契約を伴わない再委託を行わない

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9.第三者提供の制限

事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。
ただし、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。

  1. 法令の定めに基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

下記については加入者の利益や事業主の負担などを勘案して、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっています。今後も現状通り処理・活用させていただきます。
なお、同意されない方につきましてはご連絡ください。（不同意の取消も随時可能です。）

  1.  高額療養費、付加給付を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること
  2.  医療費通知、ジェネリック通知は世帯まとめて被保険者にお知らせすること
  3.  事業主との共同事業で健診・事後指導を行うこと
  4. 健保連の高額医療給付の共同事業で交付金の申請を行うこと
  5. 介護保険サービス業者へ介護情報をお知らせすること
  6. 介護保険担当者会議等における情報交換および提供すること
  7. 電算システム試行等にデータを活用すること
  8. 第三者求償で保険会社・医療機関等へ相談・届出を行うこと
  9. るぷるレポートは夫婦まとめてお知らせすること
  10. 前期高齢者訪問指導の参加案内(電話・通知)を行うこと
  11. 健診・保健指導の案内(電話・通知)を行うこと

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10.開示

個人情報保護管理規則第15条保有個人データの開示に従い、所定の手続きをしていただき開示いたします。
手続きに必要な書類については、組合へご連絡いただくかホームページよりダウンロードしてください。

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11.訂正・利用停止等

訂正、利用停止、第三者への提供の停止等に対し、それらの求めが適正であると認められる場合は、個人情報保護管理規則第17条保有個人データの訂正および利用停止等に従い、訂正等の措置を行います。訂正等の措置を行った時、または行わない旨を決定したときは、理由の説明を含め通知します。
ただし、以下の場合は、訂正等の措置を行いません。

  1. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
  2. 誤りである指摘が正しくない場合
  3. 訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
  4. 手続き違反等の指摘が正しくない場合

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12.個人情報相談窓口

トヨタ自動車健康保険組合　総務室
電話:0565(28)0087